GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRD

http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/Portals/0/Documentos/La%20Institucion/Gestion_documental/tablas_retencion/TRDvigencia2000.pdf

LA VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

http://asisorgarchivosconveniosenacdb.jimdo.com/

Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.

En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable.

En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.

En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:

- La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente.

- La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.

BLOG PRINCIPAL ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. GRUPO 2A

http://asisorgarchivosconveniosenacdb.jimdo.com/

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masas documentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.

Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de esta administración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.

 Diagrama del Ciclo Vital del Documento

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años

.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. 

REFLEXION MADRE SIN OJO

GRAMATICA

PARA LA REDACCIÓN Y ORTOGRAFÍA SE DEBEN TENER EN CUENTA NORMAS GRAMATICALES, EL SIGUIENTE ENLACE LES MUESTRA: CONCEPTO  Y EJEMPLOS SOBRE LA MEJOR FORMA DE UTILIZAR LA GRAMATICA

http://www.vicentellop.com/apuntes_gramatica/apuntes.htm

PORTAFOLIO DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS

En este enlace encontramos un ejemplo claro y preciso sobre el portafolio de servicios archivisticos:

http://archivosmoreno.blogspot.com/2011/08/portafolio-de-servicios-archivisticos.html