Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones,
se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental
tiene sentido al aparecer masas documentales que se van acumulando en
desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.
Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de esta
administración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de
entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de
vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los
valores que contengan.
El
ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición
final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe
llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada
entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en
cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario
es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario
es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años
.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente.
