GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRD

http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/Portals/0/Documentos/La%20Institucion/Gestion_documental/tablas_retencion/TRDvigencia2000.pdf

LA VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

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Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.

En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable.

En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.

En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:

- La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente.

- La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.

BLOG PRINCIPAL ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. GRUPO 2A

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masas documentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.

Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de esta administración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.

 Diagrama del Ciclo Vital del Documento

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años

.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. 

REFLEXION MADRE SIN OJO

GRAMATICA

PARA LA REDACCIÓN Y ORTOGRAFÍA SE DEBEN TENER EN CUENTA NORMAS GRAMATICALES, EL SIGUIENTE ENLACE LES MUESTRA: CONCEPTO  Y EJEMPLOS SOBRE LA MEJOR FORMA DE UTILIZAR LA GRAMATICA

http://www.vicentellop.com/apuntes_gramatica/apuntes.htm

PORTAFOLIO DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS

En este enlace encontramos un ejemplo claro y preciso sobre el portafolio de servicios archivisticos:

http://archivosmoreno.blogspot.com/2011/08/portafolio-de-servicios-archivisticos.html

SERVICIO AL CLIENTE Y TIPOS DE CLIENTES

Queridos Aprendices en el siguiente enlace encontrarán información complementaria a la trabajada hasta el momento:

http://www.slideshare.net/rojs/servicio-al-cliente-y-tipos-de-clientes

Vencer la inseguridad

LA EXCELENCIA!!!

La buena calidad en la atención crea nuevos clientes y mantiene la lealtad con los propios. Ello se logra poniendo en práctica éstos y otros conceptos cuya aplicación debe superar las expectativas pautadas, logrando sorprender al cliente por darle más de lo que esperaba, en síntesis, estaremos logrando la excelencia.

CALIDAD: "Es dar al cliente lo que se prometió"

EXCELENCIA: "Es sorprender al cliente, dándole más de lo que se le prometió".

Las necesidades que satisfacen:

El cliente habitual normalmente acude a la organización a satisfacer una necesidad mayoritaria y fácilmente identificada: alimentación, transportación, recreación, recuperación del estado óptimo de salud, etc, mientras que en el caso del cliente interno para la mayoría de las personas, aún para muchos de los propios clientes internos, sólo acuden a las organizaciones para adquirir dinero, cuando en realidad, buscan satisfacer necesidades de afiliación, seguridad, autoestima, autorrealización, poder. Puede darse el caso que en determinadas condiciones prioricen indistintamente una u otra necesidad, pero eso no que el cliente interno busque la satisfacción de sus necesidades de forma independiente, sino que para este las mismas y su forma de satisfacerlas se encuentran de una forma más clara.

Prácticas de Mecanografía

Queridos Aprendices en el siguiente enlace ustedes pueden practicar digitación en línea. Espero que la utilicen!!!!

http://www.artypist.com/es/curso-mecanografia/practicar/1/3

Servicio al Cliente

El siguiente video ofrece pautas importantes para el servicio con calidad a sus clientes:

Información sobre guias

Buenas Tardes: A sus correos de mi sena envié las guias de trabajo para esta semana, las cuales se distribuyen así:

lunes 25: Inglés
martes 26: Valores
miércoles 27: Estilos de Aprendizaje
jueves 28: Medio Ambiente y manejo de recursos ( Pendiente por enviar)
viernes 29: Ofimática y Web (Pendiente por enviar)

NUESTRAS COMPETENCIAS

Queridos aprendices,  estas son nuestras competencias que vamos a llevar a cabo en el desarrollo del programa Asistencia en Organización de archivos:

1. PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
2. FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
3. TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICA INSTITUCIONAL.
4. ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
5. PROMOVER LA INTERACCIÓN IDÓNEA CONSIGO MISMO, CON LOS DEMÁS Y CON LA NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL.
6. COMPRENDER TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y AUDITIVA.

Bienvenidos!!!

Queridos Aprendices, les doy la bienvenida a nuestro blog, en el cual podemos compartir conocimiento, sobre la organización de archivos: artículos, videos, enlaces y las competencias que en el transcurso de la etapa lectiva desarrollaremos ...

Atentamente,


Yolemaida Cáceres Correa
Asistencia Organización de Archivos
Convenio Sena CDB